Управление коммуникацией команд онлайн
Для наставников сообществ технологических энтузиастов
Кружковое движение НТИ аккумулирует обмен практиками педагогов-наставников, которые организовали своим воспитанникам дистанционное обучение и вовлечение. Пространство открыто тем, кого интересует перевод деятельностных форматов в online, решения в организационной структуре и источниках финансирования этих форматов обучения.
Мы будем говорить про свой опыт организации Олимпиады Кружкового движения НТИ — многопрофильных командных инженерных соревнований для школьников 5−11 классов. В условиях пандемии коронавируса часть финалов проводится в распределенном формате, участники находятся в разных городах и общаются в интернете. Для модераторов удаленных команд мы составили инструкцию.

Этот текст публикуется в помощь модераторам распределённых команд, наставникам кружков, которые вынуждены также перейти к удаленной работ.
1
Модерация онлайн
Принципы и инструменты работы с распределенной командой, которые помогут её мотивировать
Структура задач модератора
1. Распределение потоков (технический сбор участников в дискорде, распределение их по командам и модераторам, работа с расписанием и часовыми поясами, выстраивание рефлексивных групп). Основная часть работ по этой задаче происходит до начала финала и завершается в день открытия.

2.Формирование правил коммуникации и их поддержание. Правила задаются в начальных коммуникациях с участниками.
Ряд правил обозначается организаторами (например, правила общения в телеграм-чате или регламент работы над командной задачей), по остальным необходимо сформировать в процессе первого дня. Поддержание правил коммуникаций осуществляется постоянно.

3. Основная задача модератора — сопровождение участников (оценка связности, формирование «ламповой» атмосферы). Занимает большую часть времени.

4. Рефлексия (работа с ожиданиями, сложностями, достижениями, разбор механизмов, которые помогают работе в команде, мотивирование к оценке собственной деятельности и т. п.)
Общие принципы
Все то, что делает модератор, должно служить одной цели: поддержке участников. В ситуации онлайна остро встает необходимость сопровождения каждого школьника, чтобы он не пал духом, не запутался во множестве каналов информация и коммуникации и дошел до самого окончания финала.

Роль модератора — быть старшим и опытным товарищем, который может помочь и посоветовать в тех вопросах, которые не касаются самой соревновательной задачи.
Вот те принципы, которые увеличивают связность распределенных команд и эффективность командной работы на расстоянии. Модераторам нужно донести их до участников.
1
Необходимо постоянно поддерживать контакт. Модератор следит, чтобы команда обменялась оперативными контактами, предлагает команде обменяться телефонами друг друга, чтобы при необходимости можно было созвониться, если кто-то не выходит онлайн в нужное время. Рассказывает, что командный голосовой чат дискорда можно постоянно использовать в ходе работы.
2
Необходимо более четко подходить к планированию и тайм-менеджменту. В ситуации распределенной работы их ценность возрастает. На первой же рефлексии модератору стоит обратить на это внимание, проговорить с участниками, что они понимают свои роли, а также план действий.
3
Имеет смысл наставнику выделить в команде администратора, который будет следить за тем, что у команды есть план, разделение на роли и задачи, и команда действует в рамках этого плана. Напоминать администратору его функции первое время.
4
Необходимо, помимо планирования, фиксировать результаты любой задачи, которая стоит в плане — и иные результаты, которые не содержались в плане. Таким образом всем в команде будет понятно, что в данный момент происходит.
5
Слишком частые совещания не приносят пользу — лучше заранее проговорить план на некоторый отрезок времени (2−3 часа, полдня) — и следовать ему, а в конце этого отрезка провести сверку результатов и запланировать новый отрезок.
6
Если есть понимание, что план прямо сейчас не работает, нужно договариваться о его пересмотре.
7
Необходимо настроить все инструменты связи (например, discord), создать общую гуглопапку, а также назначить ответственного за документы в папке или ответственных за разные документы (в зависимости от специфики содержания документа и распределения ролей в команде. Например, за документы с программным кодом отвечает программист, а за описательные документы аналитик и т. п.)
2
Онлайн-инструменты и каналы коммуникации
Для выстраивания работы команды онлайн мы используем две платформы как основные: telegram и discord.
1. Проектный офис состоит в телеграм-чате с организаторами профиля. Также в этот чат добавляется представитель от модераторов финала (для оперативного общения с профилем по вопросам, касающимся участников).

2. Модераторы состоят в телеграм-чате между собой (для оперативного общения, формирования общей позиции или уточнения актуальных данных)

3. Участники состоят в телеграм-чате или телеграм-канале с организаторами профиля и проектным офисом. Также в этот чат добавлены модераторы.
Основная задача этого чата — оперативное оповещение и оперативные коммуникации, поэтому в этом чате нужно пресекать флуд. В чате рекомендуется выставить «медленный режим» (одно сообщение от участника не чаще, чем раз в минуту)

4. Дискорд-сервер для всех участников и модераторов финала. В нем формируются отдельные пространства (созданием разных ролей и присвоением их участникам по необходимости).
Рекомендуемые каналы и роли
◦ Модератор. Обладает самыми высокими правами доступа в любую из конференций на сервере.

◦ Команда «Имя команды». Роль присваивается только участникам команды и модераторам. Таким образом конференция команды (голосовой и текстовый чаты) становятся закрытыми от других команд, но открытыми для модератора.

◦ Рефлексивная группа «Имя модератора». Голосовой канал для рефлексии. Роль присваивается всем участникам рефлексивной группы конкретного модератора.

◦ Текстовый канал для организационных оповещений. Доступен для чтения всем, право постить сообщение имеют только модераторы.

◦ Текстовый канал для свободного общения. Право постить в канал сообщения есть у всех.
Помимо этих двух платформ, профилю могут потребоваться другие, в зависимости от задач и потребностей. Задача модератора в таком случае удерживать коммуникации с участниками в основных платформах, дублировать сообщения от организаторов в дискорд и телеграм, если они возникают в других каналах, а также мотивировать участников вести свои коммуникации в основных каналах.
3
Расписание
Расписание может корректироваться в процессе, за этим нужно внимательно следить.
Модератор ВСЕГДА знает расписание, оно открыто у него в отдельной вкладке и он постоянно отслеживает, что все происходит в рамках расписания.
Модератору следует понимать, что часть участников живут в других часовых поясах, и помогать им с организацией рабочего времени.
Большая часть командных задач начинается рано утром по московскому времени. При этом все активности текущего дня заканчиваются не позднее, чем в полночь по местному времени участника, а в идеале до 23:00. В редких случаях это может быть не так, если вся команда участника живет в другом часовом поясе. Задача модератора проговорить такие отдельные случаи с командой.

В расписании каждый день есть, помимо рабочих часов, обозначенное время для обеда-ужина, который следует соблюдать. Также модератору следует время от времени предлагать участникам на пять минут отвлечься от компьютера, дать отдых глазам, провести короткую разминку и т. п.
Помимо рабочего времени (соревновательной части, когда ведется работа по профилю) в расписании есть время для культурной программы и рефлексии. Культурная программа традиционно не обязательна для участия, это время, которые участник может использовать для отдыха от работы. Рефлексия — обязательная процедура, ее ценность в рамках распределенных финалов возрастает. О рефлексии и вечерней программе отдельно ниже.
4
Сбор участников, командообразование
Проводится строго до начала работ по командной задаче
Для командообразования модератор предлагает выполнить несколько простых заданий.
Учитывая необходимость завести всех участников в дискорд и создать им условия для работы, сбор должен проходить не позднее, чем в день открытия финала, поскольку требует минимум трех часов работы всех модераторов финала.
Модераторы заранее создают сервер в дискорде, а также заводят все командные роли, роли модераторов и рефлексивных групп, которые позднее присваивают каждому участнику, распределяя его, таким образом, в командные чаты и рефлексивные группы.

Для командообразования модератор предлагает выполнить несколько простых заданий. На примере этих заданий команда прорабатывает работу онлайн, а также обратную связь от модераторов. Выполненные задания предлагается выкладывать в общий чат в дискорде.

1. Каждой команде предлагается создать в любом онлайн-редакторе картинку, где есть: фотографии участников и название команды. Условие: из картинки должно быть ясно, что это одна команда, пусть и распределенная по территории. Предложите подойти к вопросу креативно.

2. Каждой команде предлагается создать краткое приветствие командам-соперникам. Формат любой, но время строго ограничено. Это может быть текст, картинка/картинки, видео и т. п.
Также в процессе командообразования модераторы финализируют состав команд и участников.

Итогом сбора и командообразования должен стать рабочий документ модераторов финала: список всех актуальных участников с актуальным распределением на команды. Документ должен появиться строго до начала работ над командной задачей. В нем же ведется учет посещения рефлексии, а также проставляются иные пометки, необходимые модераторам.
5
Культурная программа
Одна из задач, которую ставит перед собой олимпиада — формирование горизонтальных связей между участниками. Эта задача решалась не только в процессе соревнований, но и в рамках вечерней программы. Учитывая новый формат, вечерняя программа была переосмыслена и перенесена в онлайн. Некоторые активности в новом формате ушли, но добавились новые. Задача модератора — вовлекать участников в те активности, которые помогут обмену впечатлениями, а также формированию общей атмосферы.
Для чего нужна культурная программа и что это такое?
Финал Олимпиады К Д НТИ — это не только работа в команде над сложной задачей, но и новые знакомства: с людьми своего возраста, специалистами профиля, с другими областями человеческого знания. Это важная часть наших финалов, потому что мы хотим не только дать вам новые знания, но и помочь выстроить новые связи, сформировать новое пространство единомышленников для технического творчества, где будут рождаться идеи, проекты, команды не только для соревнований, но и для будущей работы.

Мы предлагаем принять как данность то, что вы сейчас разделены расстоянием, потому что интернет способен донести до всех участников финала ваше настроение, фотографии, видео и слова.
То, что мы делаем, — уникальный опыт объединения людей из разных уголков страны. Уже сейчас многие люди работают в подобных распределенных командах, но это не мешает им находить общие интересы, помимо работы, дружить, учиться друг у друга и поддерживать единство контекста.
Вечеринку можно проводить и на расстоянии, а обсуждать фильмы и музыку это вообще не мешало никогда (как минимум, с момента появления фильмов, музыки и интернета :) А ещё — вынужденные ограничения часто приводят к появлению новых интересных форматов, которые остаются с нами надолго и по чуть-чуть меняют мир.
Примеры форматов культурной программы
Модераторам предлагается ежедневно выбирать один или несколько форматов и предлагать участникам. Самим модераторам имеет смысл также принимать участие в данных активностях, демонстрируя школьникам формат, а также поощряя их к участию собственным примером
1
Настроенческие плейлисты от участников. Расскажите всем о том, что сейчас ощущаете — музыкой! Каждый участник имеет право выбрать не более 3 композиций, ссылки на композиции нужно выложить в дискорд с хэштегом #настроение. Можно сопроводить сообщение с музыкой коротким описанием плейлиста. Для составления плейлистов рекомендуем Яндекс.Музыку (бесплатно и легально).
2
Домашняя вечеринка. Расскажите другим участникам финала, как вы проводите свободное время — спойте или сыграйте на чем-то, снимите на видео своего кота или вид из своего окна, сфотографируйте любимый кактус или иным образом расскажите о своем вечере. Каждый участник может выложить в дискорд не больше двух сообщений в день с хэштегом #вечер_дома.
3
Обмен открытками. Олимпиаде КД НТИ исполняется 5 лет в этом году, и мы предлагаем вам отсылать открытки товарищам в других городах и командах — по этому или любому другому поводу. Для того, чтобы сделать их задорнее, предлагаем воспользоваться услугами нейросетей, например: autodraw.com, poemportraits, reflect.tech
4
Флешмоб для финалистов распределённых финалов. Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать — давайте фотографировать и публиковать процесс удаленного участия в олимпиаде! Покажите всем, как вы пишете код, смотрите прямой эфир с разработчиками, шутите в чатах, ищите решения, участвуете в вечерних активностях. Подробнее здесь.
5
Просмотр фильмов на бесплатных платформах.
6
Просмотр лекций и обучающих фильмов online и обсуждение.
Также в группе олимпиады в ВК каждый день во время финалов организованы трансляции с интересными спикерами. Модераторы скидывают ссылку на трансляцию и приглашают туда участников.
6
Рефлексия
Начать рефлексию можно с обсуждения проблем, которые выявлены опросником.

Рефлексия проводится онлайн, в дискорде, в голосовых чатах рефлексивных групп. За 15 минут до начала рефлексии нужно предложить участникам заполнить короткий и простой опросник. Подробнее о том, как работать с опросником, здесь.
Начать рефлексию можно с обсуждения проблем, которые выявлены опросником, а дальше перейти к тем ключам, которые есть в руководстве по проведению рефлексии.
Всех, кто присоединяется к рефлексии, нужно отмечать, чтобы на следующий день прицельно звать также тех, кто не пришел.
Обычно к третьему дню рефлексии в рамках группы прослеживается увеличение доверия друг к другу, участники начинают более раскрепощенно общаться, рассказывать о сложностях и делиться впечатлениями.
Задача модератора сделать так, чтобы, помимо впечатлений и эмоций, участник рефлексировал свою деятельность в процессе финала, т. е. то, как он движется от осознания задачи к ее решению, как преодолевает сложности, с которыми столкнулся и т. п.

Важно в ходе рефлексии проговаривать про ценность делегирования, коммуникаций внутри команды, распределение ролей, тайм-менеджмент, организацию рабочего пространства и планирования действий на следующий день. Как показывает практика, участники чрезвычайно активно начинают использовать полученные во время рефлексии осознания, и это может кардинальным образом улучшить их результат на следующий соревновательный день.

7
Памятка Олимпиады НТИ по работе модератора проектной группы
1
Модератор создает командные и рефлексивные чаты в дискорде, а также присутствуют в официальных чатах с участниками в телеграме, модерируют контент в чате в телеграме, помогают в командных чатах следить за связностью процессов и участием школьников.
2
Присутствует в чате в дискорде. Регулярно читает текстовые сообщения, не участвует в голосовых созвонах команды, если команда его конкретно об этом не просит.
3
Оказывает техническую поддержку для участников. Решает вопросы «не работает дискорд», «а как его установить», «не понял, как работать в гуглопапке», «как можно ограничить редактирование этого документа» и т.п.
4
Разъясняет принципы работы онлайн, а также оказывает помощь в вопросах целеполагания, выделения разных ролей в команде, фиксирования результатов и т.п.
5
Ведет единый документ с другими модераторами финала, куда заносит актуальный состав участников и названия команд.
6
Разъясняет расписание — особенно для команд, где участники находятся в разных часовых поясах. Помогает отслеживать время циклов расписания. По возможности предупреждает команды о начале цикла работ.
7
Регулярно оценивает связность команды. Если ему кажется, что у команды проблемы, беседует с участниками, задает вопросы, типа: «есть ли у тебя сейчас задача?», «понимаешь ли, какой должен быть результат у того, что прямо сейчас делаешь?» и т. п. Если понимает, что ситуация острая — сигнализирует проектному офису.
8
Проводит каждый «вечер» (зависит от конкретики часового пояса) рефлексию по следующей схеме: все участники заполняют опросник, ведущий рефлексии читает ответы своей рефлексивной группы (~15 человек в каждой подобной группе), выделяет проблемные места. Затем в дискорде обсуждает в формате рефлексии те сложности, которые возникли (не личного характера), а также задает смысловые вопросы из руководства по проведению рефлексии.
9
Группа модераторов финала каждый вечер после рефлексии обобщает ее в виде текста и отсылает представителю проектного офиса. В тексте должны быть, помимо обобщений, цитаты из рефлексии, которые подтверждают обобщение. Можно также использовать цитаты из опросника.
10
Собирает артефакты (фотографии участников и их команд), передает их проектному офису. Также отдельно пересылает интересные коллажи, видео и т. п. контент, который, как ему кажется, можно опубликовать в группе Олимпиады. Для потенциальной публикации мы попросим модератора уточнить, что участники не против, чтобы эта фотография или видео были опубликованы.
11
В случае ситуации, которую модератор не знает, как решить, оперативно оповещает проектный офис.
Кружковое движение
Всероссийское сообщество энтузиастов технического творчества, построенное на принципе горизонтальных связей людей, идей и ресурсов.